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吉林外国语大学校园卡管理办法(试行)
2019-06-21 14:48  

为了加快学校数字校园建设的步伐,确保学校校园一卡通系统的稳定可靠运行,规范校园卡管理行为,实现校园管理精细化和服务快捷化,维护学校的财产安全和校园卡用户的利益,根据学校的实际情况,制定本办法。

一、校园卡系统作用

(一)校园卡系统是学校加强信息化管理,提高管理效率的一项基础工程,是学校数字校园建设的切入点。各部门和单位要提供完整准确的数据信息并积极做好各项配合工作,确保校园卡系统的安全可靠运行,提升学校的管理服务水平。

(二)校园卡是由学校发行的校内身份证件,具有校内身份识别、图书借阅、消费结算、门禁管理、校务管理等功能,是学校数字校园应用中使用最频繁的重要手段和介质之一。校园卡的其他功能可随校园信息化适用范围的扩大而变动。

(三)学校信息技术中心下设“校园卡管理部”,是负责校园卡建设、管理和维护的职能机构,“校园一卡通”系统的建设、管理和维护是其主要职责,包括:系统软硬件设备的维护;与系统相关的网络设备及应用环境的建设与维护;卡片制作、发放;各类终端和POS机终端的维护;有关信息的管理和咨询服务等。

(四)校园卡只限申领人持有,不得出租、转让、抵押。未经授权,任何部门无权没收。

(五)所有合法持有学校校园卡的用户都被视为承认、接受《吉林外国语大学校园卡管理办法》中的权利和义务,并承担相应的法律责任。

(六)违反下列条款,一经查实,视情节轻重,交由学校有关部门处理,违反国家法律的移交司法部门处理。

1.持有并使用他人校园卡,造成持卡人经济损失;

2.持有并使用他人校园卡,引发身份管理问题;

3.故意破坏校园卡系统和设备,影响校园卡系统的安全运行;

4.破解校园卡相关信息;

5.仿冒和伪造校园卡。

(七)校园卡不具备透支功能,必须先存款,后消费。

二、校园卡及管理

(一)校园卡的分类

学校校园卡系统的用户卡分为四大类:

1.正式卡:具有正式身份认证、集校务管理与消费功能于一体的校园卡;

2.临时卡:对校外人员办理的具有简单管理功能和消费功能的校园卡;

3.团体卡:团体消费卡只提供给本校单位团体短期使用,不印制持卡人基本信息;

4.特殊功用卡:特殊功用卡是仅在校园一卡通系统某一特定子系统中使用的特殊卡,如打印专用卡、洗浴专用卡、维修卡等,其功能由对接的应用子系统设定开通权限。其办理对象仅限于需要在某子系统中使用的特殊人员。

(二)正式卡的办理

1.教工正式卡

1)在学校人事处正式登记的在职教职工、合同制用工,聘请或登记的外籍教师、客座教授等可办理教工正式卡,简称教工卡;

2)申领教工正式卡需经人事处或相关职能部门批准,持相关证明方可办理。

2.学生正式卡

下列人员可办理学生正式卡,简称学生卡。

1)取得本校正式学籍的全日制普通本科生、研究生;

2)经教务处确认的交流生和交换生;

3)经教务处确认的进修生;

4)经国际交流与合作处(国际交流学院)确认的国际学生。

()临时卡、团体卡、特殊功用卡的办理

1.临时卡

1)短期来校办理公务、培训、访问、交流等人员:凭学校有关职能部门出具的证明(注明期限)和本人身份证办理临时卡;

2)不具备以上办理临时卡条件的校外人员:凭学校有关职能部门出具的证明(注明期限)和本人身份证可办理临时卡。

2.团体卡

凭申请部门及校办出具的证明可办理团体卡。

3.特殊功用卡

凭申请部门及校办出具的证明(注明期限,使用权限)可办理特殊功用卡。

(四)校园卡的工本费

教职工和学生的首张校园卡、团体卡由学校免费发放;补办(或重办)学生卡和教职工卡须由本人支付卡片工本费;其他卡申领时原则上收取工本费,特殊情况需相关部门或领导审批后可免工本费办理;校园卡工本费金额,根据学校有关管理规定执行。

(五)校园卡的有效期

1.正式卡

1)教职工持有的校园卡有效期为40年;外籍教师、客座人员一般按聘期或5年设定;

2)学生卡的有效期一般根据学制安排而定。

2.临时卡有效期一般最长为1年。短期来校办理公务、培训人员的临时卡,有效期视实际需要而定。

3.团体卡有效期为5年。

4.特殊功用卡有效期视实际需要而定。

(六)校园卡的延期

1.正式卡

1)教职工的校园卡有效期满后,校园卡管理部根据人事处的档案资料给予延期;经相关职能部门聘请或登记的外籍教师、客座教授等由相关职能部门出具证明办理延期;

2)对于延期毕业的学生,需取得教务处延期毕业的证明,经审核后方可办理校园卡的延期手续;

3)国内进修生、交流生和交换生凭教务处证明办理延期手续;

4)国际学生凭国际交流与合作处(国际交流学院)证明办理延期手续。

2.临时卡

对于有效期满的临时卡,如需继续使用,应持本人办卡时的有效证件及相关证明申请办理延期,延期时限最长为1年。

3.团体卡、特殊功用卡

对于有效期满的团体卡、特殊功用卡,如需继续使用,凭申请部门的相关证明申请办理延期。

(七)校园卡的注销

1.对于各类毕业学生或者其他原因不能继续完成学业的学生,必须办理校园卡注销。

2.对于办理了与学校解除人事关系的教职工,必须办理校园卡注销。

3.对于超过有效期限1年不办理延期的校园卡,校园卡管理部将作注销处理。被注销的校园卡持卡人如果还需使用校园卡必须重新办理。

(八)校园卡的补办和更换

校园卡在发出后1个月以内(以开户日期为准),因卡片本身质量原因造成卡片损坏的,可以免费换领新卡。因丢失、人为因素造成卡片损坏等原因需要重新办卡的,必须携带本人证件或原卡片到校园卡管理部申请换领补办或到自助补卡机上补办,同时交纳制卡工本费。

(九)校园卡的挂失、解挂

校园卡不慎丢失,持卡人应立即申请挂失。持卡人可使用自己的校园卡账号或者学工号、密码进行网上挂失、圈存机挂失等自助挂失,或持本人有效身份证件(身份证、学生证或相关证明)到校园卡管理部申请人工挂失。无证挂失、代办挂失等均不予受理如在办理补卡手续之前找回遗失的校园卡,可以持校园卡和本人证件(身份证、学生证或相关证明)到校园卡管理部办理解挂手续。无证解挂、代办解挂等均不予受理。

(十)校园卡的充值

正式卡充值有四种方式:自动转账充值、圈存机自助转账充值、微信充值和现金自助充值。临时卡、团体卡和特殊功用卡只有现金自助充值一种方式。

1.自动转账充值:需要与银行签订自动转账协议后实现。

2.圈存机自助转账充值:持卡人可以持校园卡与其绑定的银行卡通过圈存机将银行卡存款转入校园卡。

3.微信充值:通过“吉林外国语大学微服务”公众号,绑定信息成功后,即可进行充值。

4.现金自助充值:持卡人使用自助现金充值机进行充值。

(十一)校园卡的资讯查询

持卡人可使用个人校园卡账号或者学工号、查询密码进行网上、圈存机等方式查询余额或者消费明细,也可以持本人校园卡到校园卡管理部查询。

(十二)校园卡的冻结与解冻

校园卡在出现卡库不符等账务不平现象时会自动冻结,冻结后的校园卡不能消费和进行身份认证。持卡人必须持个人有效证件,到校园卡管理部办理解冻和账务处理后方可恢复校园卡功能。

三、商户管理

(一)校园卡的商户分为两种类型:学校各部门收费管理商户和经营商户。经学校批准的本校收费单位可设立管理商户,在校园内允许经营的商户可向校园卡管理部提出申请,成为一卡通系统的经营商户,用于管理和经营。

1.学校各部门收费管理商户:包括图书馆、计财处、学生处、信息技术中心等部门以及校医院、校有食堂、水房、浴池、体育场馆等收费场所。其他拟设立收费管理商户的部门,需经学校批准。

2.经营商户:主要指经学校允许的各经营服务单位开立的商户,包括对外承包的食堂、餐馆、商店等。

1)经营商户开户:经营商户首先经其所属部门和管理部门确认信息后,向校园卡管理部递交《一卡通系统商户设立申请表》,由校园卡管理部为其在校园卡系统内开户,并到学校财务部门交设备押金后再进行设备安装调试。

2)经营商户信息变更:经营商户如发生名称、经营地点等变更时需首先经其所属部门和管理部门确认变更信息后,向校园卡管理部递交《一卡通商户信息变更表》,校园卡管理部为其在一卡通系统内修改信息。如因报送不准确、不及时,造成的损失由商户负责。

3)经营商户销户:经营商户首先经其所属部门和管理部门确认销户后,向校园卡管理部递交《一卡通系统商户销户申请表》。校园卡管理部为其销户并进行设备验收入库,到学校财务部门结算设备押金和账户资金。

4)经营商户的设备使用:各经营商户应按学校相关规定管理、使用和维护相关的一卡通设备(pos收款机等相关设备),不得私自移动、安装、拆卸、转让一卡通设备,由此造成的经济损失,由经营商户自行承担。

5)各经营商户应遵守国家和地方法律法规,不得在学校一卡通系统中从事违法经营活动。因商户不按规定使用校园卡系统造成的损失由各商户自行承担。

(二)经过批准新设立的经营商户,由学校根据情况提供相应一卡通软硬件设备。软硬件设备的产权属于学校。如商户需增加额外软硬件设备,经营商户首先经其所属部门和管理部门确认信息后,向校园卡管理部递交《一卡通终端设备新增申请表》,由校园卡管理部指导或监督厂家进行设备的布线、安装调试,相关费用由商户承担,产权归商户所有(所加软硬件设备要单独标记,避免和学校设备相混淆)。因商户不按规定使用校园卡系统造成的损失由各商户自行承担。

(三)各类商户必须保持一卡通设备的清洁和良好的运行环境,不得擅自修改一卡通设备的运行程序,由商户人为因素或者运行环境因素造成的设备损坏,由商户承担维修费用或者照价赔偿。对故意损坏设备及线路者,除按价赔偿外,进行12倍罚款处理。

(四)为保障资金日结的准确性,商户应每日检查收费POS机,确保所有数据上传至一卡通平台。

(五)各商户按其类型在一卡通管理部开户。学校收费管理商户和经营商户按学校规定,其收入由学校计财处统一管理,并定期结转。计财处按规定时间将款项转到学校为经营商户所开银行账户中。

(六)校园卡管理部有责任为商户电子账户保密,同时有义务按学校要求,向学校相关部门提交商户有关信息和数据。

四、设备及网络的管理和维护

(一)校园卡系统包括学校购置的所有设备以及学校各单位、各部门购置的设备,其所有权归属学校,各单位拥有使用权。

(二)校园卡管理部负责对校园卡系统的管理和维护。为保证系统设备的正常运行,校园卡管理部要定期对投入使用的校园卡设备进行巡查、检修。学校各单位、各部门和各商户在使用校园卡过程中发现相关系统设备和线路发生故障,应尽快联系校园卡管理部。

五、安全管理

(一)校园卡系统网络安全由信息技术中心负责,确保校园卡网络运行系统的安全畅通。

(二)服务器端及各终端操作人员,必须严格遵守安全保密制度和数据中心机房工作管理制度。严禁运行与校园卡系统无关的任何程序和文件,要采取切实措施防止病毒和外来攻击的侵害。

(三)校园卡管理部要随时监控校园卡系统的运行状况。校园卡系统发生紧急情况时,应及时会同有关单位制定并组织实施应急方案,各相关单位应积极配合应急方案的执行。

(四)严禁任何单位和个人自行在校园卡网络系统接入有关设备和终端;确需增设终端设备的,必须按照规定程序报校园卡管理部,经批准后由校园卡管理部指导或监督安装。

六、部门协调

(一)学校网络安全与信息化工作委员会负责校园卡各相关部门的综合协调工作,信息技术中心负责具体实施,各部门要积极服从工作委员会的安排,做好本部门的相关工作。

(二)对于教职工人事变动、调入调出和学生入学、离校、学籍异动等人员变动情况,相关主管部门应将人员名单和具体情况及时通知校园卡管理部。

(三)各校园卡应用管理单位应对校园卡的使用权限做出明确界定,校园卡管理部严格根据各单位的界定,做好卡片的初始化和相应的权限设定。

七、附则

(一)本办法自发布之日起施行。

(二)本办法由学校网络安全与信息化工作委员会负责解释。